Vandaag weer enorm bijgedragen aan de stress bij leerlingen en ouders. Gewoon door Magister in te vullen. Magister één van de weinige onderwerpen die ook buiten de usual suspects de discussie over iets in het onderwijs, behoorlijk op stoom kan krijgen. Het is regelmatig #ophef – van – de – dag. Magister is evil. En dat je daar als docent aan meewerkt maakt je verdacht. Tijd voor enige toelichting.

Administratie

Magister is een administratiepakket. Alle persoonsgegevens maar ook de studievoortganggegevens, het volledige leerlingvolg-dossier staat in het ene programma. Hoe het programma ingericht wordt, is aan de school. Er zijn weinig thema’s wat betreft administratie die niet door Magister aangeboden worden.

Uitgangspunt, startpunt, gouden regel en loden wet, is dat je bij een administratie elk gegeven maar één keer opslaat. Dat is er nooit twijfel over de juistheid van dat gegeven. Dus wanneer een leerling als Zara de Vries in Magister staat, dan is dat zo. Op de school waar ik werk is de kopie ID voor mij als docent niet zichtbaar, maar de kopie ID van Zara de Vries zit in Magister zodra dat wettelijk verplicht is. En dan kunnen de bevoegde personen controleren of het inderdaad Zara de Vries is of Sara de Fries, of .. you name it. Want de persoonsgegevens en de bewijzen van de geldigheid van die gegevens worden zo mogelijk in het ene systeem opgeslagen.

Wat er precies geregistreerd moet worden is deels wettelijk bepaald. Meestal is er dan een wet die zegt dat er een “deugelijke administratie” gevoerd moet worden, vervolgens wordt er een Algemene Maatregel van Bestuur afgegeven waarin verder uitgelegd wordt wat deugdelijk is. Zo nodig aangevuld met richtlijnen van de Inspectie en handreikingen van de VO-raad, Kennisnet en andere experts. In de praktijk hoopt iedereen dat die piramide begrijpelijk en consistent is.

Inzage

Zodra jouw gegevens in een administratie opgeslagen zijn, heb je het wettelijke recht om die gegevens in te zien. Scholen, Magister, hebben er voor gekozen om de belangrijkste gegevens onder te brengen in een ouder-portaal. Dan kan meteen geregistreerd worden voor elke toepassingen ouders toestemming geven wat betreft de AVG. Met 16+ hebben ook leerlingen recht op inzage én mogen ze zelf de AVG-voorkeuren opgeven.

In de les

Wanneer ik een les geef, heb ik de wettelijke verplichting om de aan- en afwezigheid te registreren. Ook wettelijk verplicht om te registreren: te laat komen. Een afgeleide verplichting is er voor de registratie of een leerling uit de les verwijderd is. Of ik deze zaken tijdens de les of later registreer, is aan de school om te regelen. Wanneer ik daar stelselmatig te laat mee ben, gaat de Inspectie mopperen dat de administratie niet meer deugdelijk is.

Wanneer ik toch bezig ben, kan ik ook registreren of de leerling het huiswerk gemaakt heeft en de spullen compleet heeft. Toen ik op school zat, noteerde de docenten dat in hun agenda. Ik noteer het in Magister. Dat is enerzijds de uitwerking van de loden wet dat elk gegeven maar één keer geregistreerd wordt, anderzijds de AVG verplichting dat ik een administratie moet voeren die voldoende beveiligd is én waar betrokken desgevraagd inzage in hebben. Wat is dan verstandiger dan het in Magister te noteren?

Op deze manier vullen docenten elke les weer, bij alle leerlingen, het leerlingdossier. Totdat de leerling van school gaat en het merendeel van de gegevens gewist worden en alleen de wettelijk verplichte gegevens bewaard blijven gedurende de wettelijke termijn.

Bij de begeleiding van leerlingen wordt er vaak gesproken van de driehoek Leerling – Ouder – School en hoe belangrijk het is om elkaar op de hoogte te houden. Wat is er mooier dan dat ik dat elke les doe. En net zoals auto een alarmlampje heeft, een zwak, weinig informatief signaal, geef ik een zwak signaal wanneer zaken niet naar behoren gaan. Over de leerling, aan de ouder.

Menig leerling heeft in het leerlingenportaal de meldingen aan staan. Wanneer ik in de les een registratie doe die niet klopt (een mens vergist zich nog wel eens), krijg ik direct reactie. En kan ik het ook weer direct herstellen.

Van school

De scholen waar ik gewerkt heb, waren alle onderdeel van een scholengroep. Van groot tot heel groot. Daar vond en vind ik van alles van, maar het maakt wel dat er op centraal niveau over veel dingen goed nagedacht is. Onder andere over de faciliteiten die de docenten krijgen. Was het vroeger heel gewoon dat je van school een docenten-agenda kreeg, die tijd is voorbij. Er is gekozen voor digitale administratie door middel van Magister. Ook een voorbeeld van het uitgangspunt dat de werkgever voor de benodigde faciliteiten / materialen zorgt. Je hoeft niet zelf je rode pen te kopen, boekjes voor de leerlingen, enz enz. En waarom? Omdat het bestuur er op aangesproken wordt wanneer de administratie niet deugdelijk is. Het bestuur op de vingers getikt wordt wanneer een docent de agenda met alle naam-adres-woonplaats gegevens van de leerlingen kwijt is (een incident dat gemeld moet worden als datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens!).

Menig docent werkt overigens nog met zo’n docentenagenda. Het is een wonder dat daar geen grote ongelukken mee gebeuren. Of, het is een wonder dat al die ongelukken niet op de voorpagina van alle kranten staan.

Buiten de les

Buiten de les worden de gegevens die ik registreer gebruikt bij de begeleiding van leerlingen. Veel als startpunt van een gesprek. Waarom ben je zoveel absent, hoe komt het dat je zo vaak je spullen niet op orde hebt en hoe gaat het met je huiswerk. Wanneer ik dat van alle 125 leerlingen die ik les geef moet onthouden, wordt het gokken en gaat het vooral over de laatste paar lessen.

Als onderbouwmentor heb ik regelmatig gesprekken gehad: hoe komt het dat mijn kind voor wiskunde er niet goed voor staat? Nou, huiswerk moet gemaakt, spullen compleet, aanwezig zijn, het helpt allemaal. Ouders verwachten dat als het niet goed gaat met de resultaten, dat school een seintje geven. Die taak is geautomatiseerd. Het seintje komt van Magister. Wanneer ouders van een leerling van mij, vragen om hen tijdig in te seinen wanneer het mis gaat, is dat dan ook mijn reactie: ik gebruik daar Magister voor. Geen meldingen, niks aan de hand. En anders verwacht ik van de ouders dat zij reageren op de registraties die ik in de les doe. En nee, op dit punt lever ik over het algemeen geen maatwerk. Ik ga niet na elke les aan de ouders van Zara de Vries een mailtje sturen of ze haar huiswerk op orde had.

Het staat ouders vrij om de meldingen van Magister uit te zetten. Dat ontslaat mij niet om de gegevens te registreren, het ontslaat school niet van de verplichting een deugdelijk leerlingdossier bij te houden. Dat daarmee de samenwerking Leerling – Ouder – School verbroken wordt, dat is dan de keuze van de ouders.

Dus

Of Magister evil is, kweenie. Magister is de weerslag van hoe wij zaken georganiseerd hebben. Waarbij controle prevaleert boven vertrouwen. Waarbij informatie, deugdelijk opgeslagen, voor alle betrokkenen in te zien is. Met moderne techniek. Je hoeft het er niet mee eens te zijn, maar zo is het wel besloten. Door en namens het parlement. Daar mag iedereen wat van vinden. Maar als je het anders wil, moet je bovenaan beginnen: bij de Tweede Kamer. Anders blaf je tegen de verkeerde boom.